日常生活で使える話

会社で幹事を頼まれた!幹事の流れとは?

こんにちは あっくんです(‘ω’)ノ
企業に入社すると新入社員の歓迎会や部所異動による歓迎会の飲み会幹事を任されることが増えてきます。
そんな時急に頼まれ今まで幹事経験のない方は、
「あわわわわわわ ど、どうしよう( ;∀;) 何から始めたらいいんだ…」
と困惑してしまうことでしょう。
そんな方のために今までの経験を元に飲み会幹事の流れを紹介していきます!

1.主役と社長や部長の日程確認

当たり前ですが、主役あっての歓迎会なのでまず主役の日程確認をしましょう(‘ω’)
その後、部長や社長の日程確認を行います!
歓迎会では乾杯の音頭、締めのあいさつを役職を持っている方々にお願いすることになります。その為、主役と部長や社長の日程を確認しその日程に合わせて行動します( 一一)

日程確認する時の注意点

社長や部長に日程確認するときは、タイミングを伺いましょう。
社長や部長は何かと忙しく、集中しているときに声をかけると「忙しから後にしろ!!」と怒られてしまうことがあります(-_-;)

そうならない為の作戦としては、上司が話しかけに行った後に話しかけてみたり、タバコを吸う方であればタバコから帰ってきた直後などに話しかけるといいかもしれません。
私の経験上、タバコを吸いに行くときは比較的に区切りが良かったり、リラックス状態の後なので話しやすさがぐっと増します(‘ω’)

2.社員への出欠確認

主役と社長や部長の日程確認ができたら次は日付を決定し、社員への出欠確認を行います!

出欠確認方法はたいていの場合回覧になります。
歓迎会の開催の案内と日付を記載した文書を作成し集計を取りましょう(‘Д’)
大抵の会社では前回の回覧案内があるのでその文書を使用し書き換えることをお勧めします(‘ω’)ノ

3.お店を探す

ここがかなり大変な作業になってきます(;^_^A
お店を探すだけなら簡単じゃんと思うかもしれませんが、会社での飲み会なので色々と条件が出てきます…
最低限の条件を考慮して選びましょう

  1. チェーン店は避けたほうが望ましい
  2. なるべく瓶ビールがある店を選ぶ
  3. 会社や駅からなるべく近いところを選ぶ
  4. 部屋は個室が望ましい

①チェーン店を選んでしまうとなんだここかと言われますし、何よりざわついていることが多いです。
②歓迎会などを会社で行うときは瓶ビール片手に挨拶に行くのがつきものです。なので瓶ビールがある方が望ましいでしょう。最悪ピッチャーでも構いません。
③会社や駅から遠いと歩くのに疲れてしまうので場所はなるべく近いところにしましょう。
④他の団体さんがいる中では落ち着いて飲み会をすることができません。なので、個室を選ぶようにしましょう。

注意点としてお店を探すときは歓迎会開催の3週間前から1か月前には予約しましょう。少人数ならいいのですが、20人以上の団体となってくるとお店が予約できなかったりします(;^_^A

ちなみに2週間前になってもお店が決まっていないと、周りの社員や上司から「まだ決まってないのか?本当に大丈夫か?」とかなり心配の言葉を言われるようになります。
すると自分の中でも焦りやストレスになってしまいます(私のことなんですが…)

そうならないためにも早めの予約を心がけましょう(‘ω’)ノ

4.お店の案内の回覧

お店が決まったらお店の内容、会費を記載した回覧案内を回しましょう。
会費はお昼休みなど開始前に集金することで飲み会後スムーズなお会計が行えます!!
回覧案内に集金のタイミングも記載しておくとよいでしょう(‘ω’)ノ

5.目上の方に乾杯の音頭、締めのお言葉をお願いする

歓迎会などの飲み会は目上の方(社長、上司など)に乾杯の音頭と締めのあいさつを頼まなければなりません(;^_^A
乾杯の音頭は一番偉い人(役職の上の人)に頼みましょう
締めのあいさつは二番目に偉い人に頼むようにしましょう

ちなみに無知だった私は、部長に締めの言葉を頼んで説教をくらってるのでご注意ください…(;一_一)
ここで頼むときも日程確認の注意事項と同様に頼むときのタイミングに注意しましょう!
一番のおすすめはタバコ後のタイミングです(‘ω’)

6.最終案内の回覧

またか…と思うかもしれませんが、また回覧を回さなければいけません(;^_^A
ここでは、最終出欠確認の案内を出します
急用でこれなくなった人のためにも確認をしましょう( 一一)

お店によっては3日前までに最終人数を教えてくださいとかあるので最終案内も1週間前には出しましょう(‘ω’)ノ

7.いよいよ歓迎会

歓迎会当日は、朝の朝礼などで歓迎会開催しますと一言言っておきましょう
よっぽどないと思いますが忘れている方がいるかもしれないので(‘Д’)

歓迎会当日の立ち回りについては、またルールが沢山あるのでこちらの記事をご覧ください

まとめ

1.主役と社長や部長の日程確認
2.社員への出欠確認
3.お店を探す
4.お店の案内の回覧
5.目上の方に乾杯の音頭、締めのお言葉をお願いする
6.最終案内の回覧
7.いよいよ歓迎会

この流れが飲み会幹事を任された時の流れになります(‘ω’)ノ
参考になりましたでしょうか??
少しでも役にたてたら幸いです(‘ω’)

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